به نقل از «مهر»

گردش الکترونیکی فرم های اطلاعاتی سازمان در بستر اتوماسیون اداری

تاریخ انتشار: ۲۰ فروردین ۱۴۰۳ | کد خبر: ۴۰۰۸۹۷۰۵

به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، بخش قابل توجهی از فرایندهای سازمانی به کمک فرم‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرند، به نحوی که نقطه آغازین بسیاری از آن‌ها، فرم‌های اطلاعاتی مرتبط به فرایند هستند؛ سیستم اتوماسیون اداری شرکت فراگستر با هدف تسهیل هرچه بیشتر فرایندهای اداری و بهبود عملکرد آن‌ها، دو راهکار برای استفاده از فرم‌های اطلاعاتی الکترونیکی در سازمان ارائه کرده است؛ راهکار اول استفاده از فرم‌های آماده و راهکار دوم طراحی فرم‌های دلخواه به کمک نرم افزار فرم ساز فراگستر است.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

در این مقاله قصد داریم هر دو راهکار موجود را باهم بررسی کنیم.

راهکار اول: استفاده از فرم‌های آماده فراگستر

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در راستای صرفه‌جویی در زمان و تسهیل فرایند استفاده از فرم‌های الکترونیکی در سازمان و همچنین افزایش رضایت کارکنان، ۱۱ فرم سازمانی پرکاربرد را طراحی نموده و به صورت آماده در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان ارائه نموده است.

زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان یکی از چندین زیرسیستم اتوماسیون اداری فراگستر است، که با هدف بهبود ارائه خدمات به کارکنان و افزایش رضایت آن‌ها طراحی شده و توسعه یافته؛ با بکارگیری زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان، کارکنان و اعضای سازمان می‌توانند در هر جایی که حضور دارند، تنها با دسترسی به سامانه اتوماسیون اداری، درخواست‌های خود را به کمک فرم‌های آماده فراگستر، به صورت کاملاً مکانیزه و با امکان پیگیری جریان فرایند و مسیر گردش درخواست در سازمان، ثبت و ارسال نمایند.

همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون فراگستر برخی از فرم‌های پرکاربرد و روتین را به صورت آماده در اختیار سازمان‌ها گذاشته است؛ ۱۱ فرم آماده اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

فرم درخواست مرخصی

فرم درخواست ماموریت

فرم درخواست اضافه کار

فرم درخواست اصلاح کارکرد

فرم درخواست وام

فرم درخواست پرداخت

فرم درخواست خودرو

فرم درخواست کالا

فرم درخواست خدمات

فرم درخواست مساعده

فرم درخواست پذیرش مهمان

این فرم‌ها به صورت آماده و پیش‌فرض در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر موجود هستند و سازمان‌ها به جای صرف هزینه و زمان برای طراحی فرم‌های خود، می‌توانند از فرم‌های آماده فراگستر استفاده کنند؛ برخی از مزیت‌ها و کاربردهای زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر و استفاده از فرم‌های آماده آن عبارت‌اند از:

عدم نیاز به نرم افزار فرم ساز

سازمان‌ها برای درخواست‌ها و فرم‌های عمومی خود، دیگر به تهیه نرم افزار فرم ساز و یا فرایندساز نیازی ندارند و می‌توانند به کمک فرم‌های آماده فراگستر، درخواست‌های معمول و روتین کاکنان خود را ثبت و در اتوماسیون اداری به گردش بی‌اندازند.

ثبت درخواست در قالب فرم‌های اطلاعاتی

زمانی که کاربران درخواست خود را با استفاده از فرم‌های اطلاعاتی تکمیل می‌کنند، درخواست‌ها در قالب فرم‌های اطلاعاتی در سازمان به گردش در می‌آیند، نه فایل Word یا Excel؛ این امر موجب افزایش ساختاریافتگی داده‌ها و همچنین مرتب‌کردن و دسته‌بندی آن‌ها می‌گردد.

تعریف مسیر اخذ تاییدات و امضاها

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این زیرسیستم، امکان تعریف مسیر اخذ تاییدات در سازمان است؛ به بیان دیگر، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند برای هر کدام از فرم‌های مدنظر، مسیر تایید و یا امضا تعریف نمایند و فرم‌ها با توجه به مسیر تعریف شده و پس از اخد تاییدات لازم، ادامه مراحل فرایند را طی نمایند.

مشاهده و مدیریت درخواست‌ها در کارتابل

برای مشاهده و مدیریت درخواست‌های ارسالی و یا دریافتی، کاربران نیازی به ورود به سیستم جداگانه‌ای ندارند و با ورود به کارتابل اتوماسیون اداری خود، می‌توانند درخواست‌های ارسال شده و دریافت شده را مشاهده، مدیریت و پیگیری نمایند.

یکپارچگی با سایر سامانه‌های سازمان

اتوماسیون اداری فراگستر با استفاده از APIهای آماده، قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان و دریافت و ارسال اطلاعات به آن‌ها را دارد؛ از طرفی زیرسیستم‌های اتوماسیون فراگستر نیز – مانند پیشخوان خدمات کارکنان – به دلیل یکپارچگی با اتوماسیون اداری، از این قابلیت بهره می‌برند و می‌توانند اطلاعات، داده‌ها، درخواست‌ها و… را بین سامانه‌های متصل به اتوماسیون اداری – مانند سامانه منابع انسانی – فراخوانی و منتقل نمایند.

راهکار دوم: طراحی فرم با نرم افزار فرم ساز فراگستر

بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها علاوه بر فرم‌هایی که به صورت آماده در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر طراحی و تعبیه شده‌اند، به فرم‌های دیگری نیز نیاز دارند و یا نیاز به شخصی‌سازی فرم‌های خود دارند؛ در همین راستا، اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر ارائه زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان به همراه فرم‌های آماده، زیرسیستم فرم ساز فراگستر را نیز در اختیار سازمان‌ها گذاشته است.

نرم افزار فرم ساز فراگستر، یکی دیگر از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر، که امکان طراحی انواع فرم‌های ساده و پیچیده بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی را فراهم می‌کند. محیط کاربری نرم افزار فرم ساز فراگستر به نحوی طراحی شده است که، کاربران با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع می‌توانند فرم‌های مختلفی را طراحی نمایند و مورد استفاده قرار دهند. مهم‌ترین هدف نرم فزار فرم ساز فراگستر، طراحی فرم‌ها در کمترین زمان و جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها در قالب فرم و به گردش نداختن آن‌ها در سازمان است.

برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های زیرسیستم یا نرم افزار فرم ساز فراگستر عبارت‌اند از:

ساخت انواع فرم‌ها با Drag&Drop

طراحی فرم تنها با Drag&Drop انواع فیلدهای اطلاعاتی و کنترل‌گرهای اطلاعاتی مانند File Upload، Grid، List Box، Text Box، تاریخ شمسی، شماره کارت، کد ملی، شماره شبا و… ؛ علاوه بر این موارد، امکان طراحی فرم‌های Master Detail و فرم‌های تودرتو نیز در فرم ساز فراگستر فراهم شده است.

واکنش‌گرا بودن فرم‌های طراحی شده

مشاهده و استفاده از فرم‌های طراحی شده با فرم ساز فراگستر، در انواع مختلف دستگاه‌ها و سایزهای مخلتف صفحه نمایش، مانند کامپیوترهای شخصی، لپ‌تاپ، تلبت و تلفن همراه هوشمند؛ کاربران می‌توانند به صورت کاملاً واکنش‌گرا، با هر دستگاهی که در اختیار دارند، از فرم‌های الکترونیکی فراگستر استفاده نمایند.

تهیه گزارش از اطلاعات جمع آوری شده یا گردش یافته

فرم ساز فراگستر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انواع مختلفی از داده‌ها، اطلاعات و درخواست‌ها را در قالب فرم اطلاعاتی و به صورت ساخاریافته دریافت، ثبت و مدیریت نمایند؛ در همین راستا، استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر، امکان تهیه گزارش از اطلاعات جمع‌آوری شده را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند.

امکان فرمول نویسی و تعیین شروط منطقی در فرم‌ها

با فرم ساز فراگستر می‌توان انواع فرمول‌های ریاضی را درون فرم قرار داد تا محاسبات مختلفی به صورت خودکار بر روی مقادیر وارد شده در فیلدهای اطلاعاتی صورت بگیرد و نتیجه نیز در فرم ثبت گردد.

شخصی سازی ظاهری فرم با کدهای CSS

نرم افزار فرم ساز فراگستر همچنین امکان شخصی‌سازی ظاهر فرم‌ها به کمک کدهای CSS را نیز برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم کرده، تا مطابق با هویت و ظاهر سازمانی، فرم‌های خود را شخصی‌سازی نمایند.

پشتیبانی از انواع پروتکل‌های امنیتی

به منظور حفظ امنیت اطلاعات و داده‌ها هنگام ثبت و گردش در سازمان، پروتکل‌های امنیتی متنوعی برای فرم ساز فراگستر و فرم‌های طراحی شده به کمک آن مورد استفاده قرار گرفته است.

اتصال به سایر سامانه‌های سازمان

کاربران می‌توانند با استفاده از قابلیت فراخوانی Webservice، تعریف Data Source و…، اطلاعات را از سایر سامانه‌های سازمان فراخوانی نمایند و یا داده‌ها و اطلاعات دریافت شده را، به آن‌ها منتقل کنند.

قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر در خصوص فرم‌های آماده و نرم افزار فرم ساز به این موارد ختم نمی‌شود؛ برای آشنایی بیشتر مدیریت فرم‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید به www.faragostar.net/bpms/business-form مراجعه کنید.

منبع: دیجیاتو

این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.

کد خبر 6073473

منبع: مهر

کلیدواژه: کد ملی اتوماسیون اداری کسب و کار کسب و کار خرید آنلاین کسب و کارهای اینترنتی تبلیغات آلومینیوم آجیل شب عید استانبول تجهیزات الکترونیکی دام و طیور ساعت هوشمند تولید عسل مشاوره حقوقی سنگ قبر کابل برق اتوماسیون اداری فراگستر سایر سامانه های سازمان سازمان ها و کسب و کارها استفاده از فرم فرم های اطلاعاتی فرم های آماده صورت آماده طراحی فرم ها فرم درخواست قالب فرم درخواست ها شخصی سازی طراحی شده فرم ها داده ها

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.mehrnews.com دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «مهر» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۴۰۰۸۹۷۰۵ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

جذب نیرو مربی های پرورشی در دستور کار قرار دارد

میثم لطفی معاون رییس جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی در جمع خبرنگاران حاضر در حیاط دولت در سخنانی گفت: بخشنامه‌ای را دفتر سلامت اداری و فرهنگ سازمانی ما به همه دستگاه‌های اجرایی ابلاغ کردند بر اساس آن دریافت هرگونه هدیه توسط کارکنان دولت در فضای اداری ممنوع شده است. به خاطر اینکه به سلامت اداری و کاهش و رفع تعارض کمک کند.

وی ادامه داد: این هدیه گرفتن‌ها گاهی اوقات میل ایجاد میکند، ان‌شاءالله بتوانیم از این طریق هم سلامت اداری را افزایش داده و هم فساد را ان‌شاءالله کاهش پیدا کند.

وی در رابطه با بحث استخدام نیرو‌های خدماتی مدارس، اظهار داشت: ما الان برای چهاردهم اردیبهشت یعنی دو روز بعد ان‌شاءالله آزمون استخدامی کیفیت بخشی آموزش و پرورش را داریم. ان‌شاءالله برای ۱۹۷۱۲ نفر جذب خواهیم داشت در رشته مشاوره تحصیلی برای دانش آموزان بعد از ۱۰ سال تقریبا ده سال بود مجوز داده نشده بود. امور تربیتی و سبک زندگی، مربیان سلامت و مربیان تربیت بدنی که حدوداً ۴۰۰ هزار نفر هم در این آزمون شرکت کردند.

رییس سازمان اداری و استخدامی تصریح کرد: جهاد دانشگاهی آزمون را برگزار می‌کند و امیدوار هستیم که تا نیمه خرداد ماه نتایج آزمون بیاید که اول مهر این همکاران را در دستگاه اجرایی داشته باشیم.

وی تاکید کرد: این تدبیر مقام معظم رهبری و دستور ایشان بود برای اینکه ما برای بحث کیفیت بخشی مربیان پرورشی در دستگاه در آموزش و پرورش جذب داشته باشیم این اتفاق می‌افتد.

لطیفی افزود: در خصوص بحث استخدام عزیزانی که در مدارس در خدمتشان هستیم تحت عنوان بابای مدرسه قرار بود که تامین اعتبار آن از طرف سازمان برنامه مشخص شود؛ در سقف تامین اعتبار ما ان شاءالله حتماً کمک خواهیم کرد.

وی خاطرنشان کرد: برای این موضوع مدارسی که جمعیت بیشتری دارند و در مناطق محروم هستند در اولویت هستند و در صورت تامین اعتبار این موضوع تا پایان امسال اجرایی خواهد شد.

باشگاه خبرنگاران جوان سیاسی دولت